La dismissione dei software per la schedatura, il riordinamento e l’inventariazione di archivi storici sviluppati dalle Regioni Piemonte e Lombardia (Guarini e Sesamo) ha causato non poche difficoltà per l’attività degli Istituti archivistici ed in particolare delle Soprintendenze che avevano potuto, in passato, distribuire gratuitamente il software Sesamo, utilizzato in numerosi interventi su tutto il territorio nazionale. Anche alcuni tra i più utilizzati software proprietari hanno conosciuto recentemente problemi relativi a passaggi di proprietà, che hanno causato qualche difficoltà agli utenti.
Parallelamente a questi fenomeni, sono state però rese disponibili nuove piattaforme scaricabili gratuitamente per le quali, tuttavia, non sono pienamente garantite forme di assistenza e sviluppo (dall’help desk dedicato a eventuali modifiche) a titolo gratuito. Come pure sono disponibili software proprietari il cui costo non sempre risulta compatibile con gli attuali ridottissimi stanziamenti.
Al fine di garantire la prosecuzione del lavoro degli Istituti archivistici secondo standard di qualità ma contenendo al massimo le spese, il Servizio II della Direzione generale per gli archivi ha avviato una ricognizione degli applicativi in uso e verificato la disponibilità degli sviluppatori e proprietari a stipulare un accordo per consentire a Soprintendenze e Archivi di Stato di poter usufruire di servizi di assistenza di base a titolo gratuito e di servizi dedicati e più avanzati a costi particolarmente contenuti, nonché di poter acquisire software proprietari sotto forma di noleggio a prezzi sensibilmente inferiori a quelli di listino. Ad oggi, luglio 2014, sono stati stipulatitre accordi con riferimento ai software XDams, Arianna e Copllective Access.